Levar trabalho pra casa? Nunca mais! Fuja do que faz você perder tempo e confira três dicas infalíveis para organizar melhor o seu dia no trabalho!
Às vezes parece que o dia não dura o tempo suficiente. Mas se a quantidade de horas disponíveis não diminuiu, o problema pode ser a sua organização. Não se preocupe, pois essa é uma realidade cada vez mais comum. Tanto que alguns profissionais se especializaram na organização do tempo dos outros! É o caso de Christian Barbosa, dono da Triad PS, empresa que faz consultoria para aumentar a produtividade e administração do tempo. Com mais de seis livros sobre o assunto, o especialista sabe bem qual o problema da falta de tempo. “A pessoa que não organiza as tarefas vira uma escrava do trabalho e tudo se torna uma urgência. Por isso que é preciso aprender a limitar o tempo, usar bem as horas dentro do expediente e evitar uma sobrecarga de horas extras”, explica.
Mas você pode reverter essa bagunça! Confira a seguir três caminhos para melhorar a organização e três pegadinhas que costumam atrapalhar a sua rotina.
3 dicas para aproveitar melhor o seu tempo
1. Planeje a sua semana
“Minha recomendação é que no domingo, bem antes da hora de dormir, você olhe sua agenda da semana e pense em tudo que precisa fazer”, alerta Christian. Caso tenha uma tarefa complicada para resolver nos próximos dias, procure dividi-la em etapas e definir uma meta diária a ser cumprida. Até o final da semana, você terá resolvido essa pendência sem deixar de lado suas atividades diárias!
2. Prepare-se para os imprevistos
Pense em quanto tempo você faria cada atividade e reserve um espaço para tarefas que poderiam aparecer de repente. “São as atividades que chegam em cima da hora e, geralmente, causam estresse. Mas esse estresse atrapalha o seu desempenho e pode atrasar outras atividades do trabalho que vão se acumular”, ressalta o especialista.
3. Classifique as suas tarefas
Quando você dedica tempo para essa organização, fica mais fácil visualizar o que merece sua atenção. “Nesse momento, diferencie o que são tarefas as importantes, as urgentes e as desnecessárias”, explica Christian. E procure classificar tudo: checar e-mail, mensagem no celular, Facebook, além das atividades do trabalho. “O controle ideal de tempo acontece quando você dedica mais tempo às tarefas importantes e diminui o tempo gasto com atividades desnecessárias”, revela o autor.
3 pegadinhas que atrapalham a organização
1. Achar que vai se lembrar de tudo
Não anotar seus afazeres e prioridades aumenta as chances de esquecer o que tem que fazer e quais tarefas realizar primeiro. Agenda, celular, caderno, e-mail… qualquer lugar é útil! O importante é anotar.
2. Nunca dizer não
Assumir todas as tarefas que aparecem sem organizar o dia de trabalho é um erro comum, mas que você pode evitar. Nesse caso, fique atento para calcular o que você consegue realizar e tente negociar as tarefas que sobraram. Terminar os dias como trabalho pendente só vai trazer estresse à sua rotina e transformar em hábito o ato de levar tarefas para casa.
3. Acreditar que pode fazer tudo
As tarefas se renovam, mas se você não limitar seu trabalho, ele vai roubar todo o tempo que você tem! “As melhores lições que eu aprendi foram estipular uma meta de dedicação de tempo ao trabalho, controlar a ansiedade e me acalmar quando o planejamento atrasa. Planejar, colocar prioridades e limitar as atividades são os três pilares para gerenciar bem o seu tempo”, afirma o especialista e autor, Christian Barbosa.
Tecnologia: aliada ou inimiga?A tecnologia pode ser uma grande aliada do tempo se você aprende a usá-la com sabedoria. Baixar um aplicativos para agilizar as tarefas é bom exemplo de como tornar seu dia mais dinâmico e organizado com a tecnologia. Mas viver conectado faz você perder tempo. “Infelizmente, em vez de produzirem mais, muitos profissionais estão trocando mensagens e lendo os seus feeds de notícias por mais tempo do que deveriam”, conta Christian.
O resultado? A tecnologia se torna vilã porque atrapalha todo seu planejamento e faz as atividades se acumularem. “Você vai ficar estressado, sem energia, sem motivação e não vai nem cuidar da saúde. Mas essa bagunça dá a impressão de que o tempo está correndo mais rápido e, no final, fica aquela sensação de que algo não foi feito”, alerta o especialista.
A vida fora do trabalho também está uma bagunça? Confira alguns aplicativos para se organizar.
